會議安排

    香港公司都需要根據香港公司法委任公司秘書,公司秘書乃法定職位,其職務包括向公司注冊處申報有關工地的結構、任何主要人事的變動及確保公司依法運作。秘書公司安排董事及股東會議,并準備會議記錄。呈報法定報表,例如公司年報等。

1.會議安排策劃



會議安排策劃

    會議策劃不是簡單的PPT的堆砌,而必須是根據會議的目的借助一定的科學方法和藝術,為決策、計劃而構思、會議策劃設計、制作策劃方案以達到最終的會議效果,好的會議策劃,一定是對具體的執行方案有深入的思考,具有可行性;一定是在某些方面有突破,有新意、有創意才行。


2.會議安排注意事項



會議安排注意事項
     一、會議籌備
 
    (一)、會議資料準備注意事項:
    
    1、在具備條件的前提下將參會人員的資料按每人次準備好,注意區分參會人員的角色(如分成會議主持、參會領導、參會普通人員),資料按照人員角色分別準備。    
    
    2、會議資料較多時,需要按照會議議程將會議資料按次序排放,最好裝訂成冊,編好頁碼,方便參會人員閱讀。
 
    3、當參會各人員因角色不同需要不同的資料時,應當按照人員或單位將資料以文件袋裝好標注資料歸屬人員或單位,方便參會人員領取。
 
    4、若需要給參會人員發放紀念品或禮品等,應當與會議資料一同準備好,置于資料文件袋中一并發放給參會人員。
 
    (二)、會議通知注意事項:
 
    會議通知分為口頭通知和書面通知,其中口頭通知只適用于參會人員較少的非正式會議,書面會議通知需注意以下幾點:
 
    1、正式的書面會議通知應包含:簡要的會議議程說明、參會人員、會議時間、會議地點等。
 
    2、書面會議通知應通過正式途徑發送給參會人員,如OA系統、電子郵箱、網站公布等,如有必要可另行電話通知參會人員。
 
    (三)、會議議程安排注意事項:
 
    1、正式會議開始時一般需要解釋會議整體流程,將會議分為幾項內容,如工作匯報階段、討論階段、工作安排階段等。會議流程介紹需要整理成正式文檔作為會議主持的資料裝訂好,一般情況下沒有會議主持人的情況下可有會議組織人員介紹會議流程。
 
    2、安排會議議程時應考慮到會議時間,盡量將會議時段安排在正常工作時段內,如9:00-11:00或者15:00-17:00,如果是跨天的會議或者占用中晚餐時間的會議需要考慮是否安排餐宿問題。
 
    (四)、會場布置注意事項:
 
    1、正式會議的會場應提前安排好,并在書面會議通知中告知參會人員。
 
    2、正式會議一般需要安排好參會人員的坐席并準備好參會人員的銘牌,在會議開始前排好坐席及銘牌。
 
    3、對于安排好坐席的會場,應將會議資料袋在會議前擺放在坐席上。
 
    4、需要用到視頻放映或者開視頻會議時,要調試好會場的投影儀、調音臺、幕布、麥克風等器械。
 
    5、注意各項會場的環境因素,例如溫度、燈光等,按照實際情況調整好。
 
    6、會議組織人員應準備好各項會議記錄工具,如相機、攝像機、錄音筆等,以便于在會后做好會議總結工作。
 
    (五)、現場安排(人員入場時)注意事項:
 
    1、會議開始前在會場入口處設立接待處,準備好簽到表,對參會人員簽到。
 
    2、會議資料較少時可在參會人員簽到時分發給參會人員。
 
    二、會議中
 
    (一)會議記錄注意事項:
 
    1、安排好專職的會議記錄員,對參會人員的發言進行記錄(特別是討論性質的會議),記錄內容會后留底。
 
    2、安排專人攝影(攝像、錄音),會后留底。
 
    (二)會議服務注意事項:
 
    1、安排專人(會議組織人員或物業人員)負責茶水服務。
 
    2、舉辦大型會議或視頻會議時,安排專人負責操作麥克風、調音臺、投影儀、視頻設備等。
 
    (三)其他注意事項:
 
    1、參會人員就坐后提醒全部參會人員關閉手機或調成靜音。
 
    2、會議時間較長時,可適當安排中途休息時間。
 
    三、會議后(一)整理會議記錄:
    
    1、整理好會議中的文字記錄和圖片、視頻、音頻記錄,進行備案。
    
    2、完成會議總結材料,材料內容應包括:會議議程各項內容、主要人員發言材料、會議討論內容和總結性結論。
    
    3、整理完成會議總結材料后報領導審批,將審批通過的材料分發至各參會人員遵照執行。
 
    4、重要會議結束后可考慮在網上發布會議相關新聞。

3.會議議程安排



會議議程安排

    一、會前第一項:會議籌備

 

    1、征集議案

 

    2、確定會議議程

 

    (1)標題

 

    (2)會議時間

 

    (3)會議地點

 

    (4)主持人

 

    (5)審議內容

 

    3、準備會議文件

 

    (1)總經理工作報告(本年度工作匯報/下年度經營計劃)

 

    (2)本年度財務決算

 

    (3)下年度財務預算

 

    (4)準備的議題或報告

 

    二、會前第二項:會議通知

 

    1、短信告知

 

    2、文件通知

 

    3、會前提示

    

    三、會前第三項:會前檢視

 

    1、修正會議議題

 

    2、資料裝袋發放   

 

    3、清點參會人數(簽到表)

 

    4、落實委托授權簽字

 

    5、關注會議簽字事項

 

    四、會中:審議及決議

 

    1、主持人

 

    2、審議事項及表決

 

    3、會議記錄及簽字

 

    4、書面意見收集及簽字

 

    5、決議及簽字

 

    (1)企業名稱

 

    (2)開會時間

 

    (3)開會地點

 

    (4)參加人員

 

    (5)決議事項或內容:

 

    現經董事會一致同意,決定。即時生效。上述決議經下列董事簽名作實。

 

    (6)簽名順序:董事長-副董事長-董事

 

    6、紀要及簽字

 

    7、發放征集議案表格

 

    五、會后:開啟新的循環

 

    1、補正資料

 

    2、發文

 

    3、報備及披露

 

    4、歸檔


4.會議安排計劃書



會議安排計劃書
    一、會議舉辦地點(由會議公司推介會議型酒店或由主辦方指定酒店)
 
    二、會議時間: 20××年×月×日
 
    三、會議室安排:會議公司與主辦方協商,按主辦方要求辦理(音響、多媒體、鮮花、水果、香煙、茶水)
 
    四、會議保障措施
 
    A :接站:如提前告知航班、火車次的客人,安排舉姓名牌接站。
 
    如未告知行程的代表,會議公司安排全天候(兩天)機場、車站舉會議牌接站。
 
    接站負責人:××
 
    B :入住:由會議公司統一安排報到入住。
 
    會場負責人:××
 
    會議工作人員× 名(佩戴工作證)
 
    C :會議資料:由報到時統一領取。
 
    D :集體照:由會議主辦方通知,會議公司安排時間。
 
    E :會議禮品、證件及通訊錄制作:由會議主辦方提出要求,會議公司負責執行。
 
    F :媒體、記者邀請:由會議主辦方通知,會議公司安排。
 
    G :招待酒會、茶憩、點心、飲品及 VCD 制作:由會議公司安排。
 
    H :停車:由會議公司與酒店協調解決(費用由會議公司支付)。
 
    J :返程票務:由報到時會務組統一辦理。
 
    K :會后考察線路:由會議公司旅游接待部安排。
 
    五、發票出具:由會議公司出具規范會議公司稅務發票。
 
    六、會后服務:會議結束,會議主辦撤出后,因事滯留客人由會議公司負責接待,直到離開為止。

5.會議議程安排需注意的問



會議議程安排需注意的問

    順序要正確

 

    議程的先后順序很重要,切不可前后倒置或雜亂無章。組織者會前要進行周到細致的安排,重要的議程還要事先進行排練和預演,防止出錯。會議過程中如因組織不周出現差錯或失誤,輕則影響領導機關的威信,重則造成工作的被動或失誤。

 

    多少要適度

 

    一次會議議程既不能安排過多,也不能太少。議程過多,因與會人員的精力和時間所限,可能議得不深不透,從而難以統一思想認識,議而不決,使會議收不到應有的效果,議程太少,會議過于松散,浪費時間。此外,還應考慮到會議的性質、內容、方法、目的和要求的不同。議程應逐項、逐段周密細致地安排,確保不錯、不漏、不互相沖突。

 

    操作性要強

 

    議程是具體、詳細、實際的活動內容。議程明確具體,與會人員才能集中精力圍繞議程開展活動,發言討論才能抓住中心和重點,才能避免不著邊際離題萬里。在具體安排上.要注意將同類性質的議題集中排列在一起,以便引起與會者的高度重視,起到深化、強化的作用,以便使會議討論透徹。在時間上要把保密性強、涉及人員范圍小的議題排在后面,以便無關人員屆時退席.

 

    主次要分清

 

    當會議議程較多時,要注意分清主次輕重緩急。一般情況下,急需解決的、重要的問題,可安排在前面,一般性問題可放在后面。因為會議前期人們的精力比較充沛,議事效率較高,把重要的、急需解決的問題放在前面,便于集中精力研究解決。有時雖然有些議題很重要,但議決的難度較大,可按先易后難的原則,把它放在后面,而先議比較容易解決的問題,以提高議事效率。

 

    要留有余地

 

    做任何工作都要留有余地,以應付臨時出現的各種情況,安排會議議程亦應注意這個問題。如果時間安排得過緊過滿,一旦出現臨時情況就無法應對。因此,時間安排要留有余地。


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